Home office je jen jedna forma práce odkudkoliv
O práci na dálku z pohledu nadnárodní společnosti a manažerky řídící velký tým lidí jsem si u kávy povídala s Lenkou Čábelovou, manažerkou komunikace a PR společnosti Microsoft ČR.
Lenko, co pro tebe znamená pojem "práce na dálku"?
Spíše než o práci na dálku bych mluvila o práci odkudkoliv. Pro mne to je pracovní prostředí umožňující flexibilitu a mobilitu, které pomáhá udržet týmového ducha a současně respektovat individuální potřeby každého z mých kolegů. Když jsem do tohoto světa před pár lety vstoupila, vyžadovalo to i velký posun mých manažerských dovedností, abych dokázala vést tým podle výsledků jeho práce, ne na základě každodenní kontroly. Jako tým jsme dnes flexibilní v čase a prostoru. Pracuji při čekání u lékaře, ve frontě na poště či během hodiny, než synovi skončí jeho kroužek. Home office, tedy práce z domova, je jen jedno z míst odkud mohu pracovat, jedna forma práce odkudkoliv.
Mám k dispozici technologie, které mi umožňují být velmi flexibilní. Tenhle počítač či chytrý telefon mohu otevřít kdekoliv a reagovat na e-maily, zpracovat si náměty na konferenci, kontrolovat připravované tiskové zprávy. Už nejsem připoutaná na jedno jediné místo, kde bych pracovala.
Prošla jsi během adaptace na práci odkudkoliv nějakou změnou?
Co se kolem mne změnilo, je právě prostředí kanceláře. Není to už jen jedno fixní místo, kam bych chodila pracovat a seděla u stále stejného stolu. Má jinou funkci. Je to místo, kam se chodím setkávat s lidmi, s týmem, diskutovat, tvořit, oponovat nápady, jednat s klienty, s dodavateli. A pro někoho, kdo doma nemá klid, je to stále místo na jeho koncentrovanou práci. Proto se radikálně mění i vzhled dosavadního pracoviště. kolem mne. V říjnu se budeme stěhovat do nového, kde budou různé typy prostor pro různé druhy činností – zóny ticha podporující práci v klidu a soustředění, mnohem více místností, než bylo dříve, vyhrazených pro schůzky týmů a společnou tvorbu, prostory určené k přirozenému potkávání a náhodné komunikaci. Dnešní kancelářské prostory se často vyznačují přeplněnými zasedačkami a prázdnými pracovními stoly, to už nefunguje.
Ale práce odkudkoli rozhodně neznamená, že jsme všechny lidi vyhnali z kanceláře. I v nové kanceláři budou klasické pracovní stoly – různě velké, různě vybavené, aby si každý mohl vybrat prostředí, které mu vyhovuje.
Co nového ses musela ty i tví kolegové naučit?
V podstatě vidím tří základní oblasti nového stylu práce: Klíčové byly a jsou technologie. Museli jsme se naučit pracovat se sdílenými dokumenty, neposílat si e-maily s přílohou, pracovat se Skype, sdílet kalendáře a další praktické vychytávky. Je to vždy kulturní změna – naučit se řídit lidi jinak, zadávat práci tak, aby jí rozuměli i při samostatnější činnosti, nechat je najít si svou cestu k cíli, ale přijmout i neformální komunikaci na dálku, např. přes konverzační nástroje. Nebát se chatovat si se šéfem a nečekat, až se najde čas na formální schůzku a tak dále. A pak to, že kancelářský prostor vypadá jinak, než jsem byla dosud zvyklá, a že nebudu mít svůj stůl a svou židli.
Microsoft je jednou z prvních firem, která koncept práce odkudkoli razí poměrně intenzivně…
Ano, jsme jedni z prvních, ale rozhodně nejsme jediní. Jsme technologická firma, takže jsme zvyklí na dynamické změny a neustálé novinky a asi je dokážeme přijímat rychleji. Dnes v práci odkudkoli nemáme žádná omezení. Museli jsme pro to ale vytvořit vhodné procesy, od školení přes schvalování až po užívání sdíleného kalendáře či Skype verze u každé schůzky. Každý tým si potřebuje nastavit svá vlastní pravidla komunikace a fungování.
Souhlasím, že jsme v tomto konceptu hodně daleko, proto také naše znalosti a postřehy sdílíme s jinými firmami. Inspirujeme naší praktickou zkušeností zákazníky, nedodáváme jim jen technologie, ale i potřebné know-how.
Odpovědnost a důvěra jsou dvě strany jedné mince
Popíšeš mi blíže, jak nyní funguje tvůj tým?
Stanovili jsme si, který den se chceme všichni potkávat v kanceláři, přičemž jsme samozřejmě respektovali naše individuální potřeby. Domluvili jsme si, že odpověď na e-mail se očekává v běžný pracovní den – i když někdo pracuje třeba večer či o víkendu. Každou schůzku máme plánovanou tak, aby vždy existovala varianta připojení i jen jednoho účastníka přes Skype.
Jsi zkušená manažerka, poznáš, kdo, jak a kdy pracuje. Měla jsi přesto někdy tendenci své lidi kontrolovat, když je přímo nevidíš?
Naučila jsem se neřídit lidi direktivně, ale přes konzultace. Poznám z postupu práce a pak samozřejmě z jejího výsledku, jak na tom byli a jsou. Vždy se přece můžu průběžně ptát, podívat se přes sdílenou obrazovku, jak vypadá nějaký dokument. Věřím, že když dáš lidem samostatnost v nalezení cesty k domluvenému cíli, získáš u nich větší chuť učit se, hledat nové postupy a ochotu převzít za výsledek zodpovědnost. Samozřejmě člověk vždy musí druhého poznat, každý funguje trochu jinak a potřebuje jinou míru podpory. I já jsem dělala a dělám chyby, pořád se učíme.
Líbí se mi, že rozhovory přes Skype nejsou nijak formální, je to pouhý konverzační nástroj a občas si přes den jen napíšeme, jak se daří, co je nového – i doma, v rodině. E-mail je proti tomu mnohem formálnější, proto se nám i do rozhovorů přes Skype vrátila bezprostřednost osobního kontaktu.
To zní idylicky. Ale jak zaučíš nováčka, někoho, kdo je čerstvě po škole?
Musíš mu věnovat více pozornosti, to určitě. Ale to je potřeba, i když pracujete v kanceláři. I on může pracovat odkudkoliv. Ladění textu či projektu, kdy já doplňuji své komentáře do jeho návrhu, to vše se dá dělat i přes Skype, a pro mne už to je totéž, jako když spolu sedíme u jednoho stolu a přepisuji to tužkou na vytištěný text. Kromě toho, když někdo něco nedělá, tak to velmi brzy zjistím. Je to také otázka toho, jaké nabíráme nové kolegy. Musí mít určitou míru disciplíny, ale také odpovědnosti. Odpovědnost a důvěra jsou dvě strany jedné mince. Myslím, že hodně dnešních studentů je zvyklých pracovat hodně samostatně, alespoň ti, které jsem potkala já. Režim práce 9–17 už tak pro ně moc není.
Já sama jsem při své práci posedlá efektivitou. Pomůže mi práce odkudkoliv?
Ušetříš čas na dojíždění do kanceláře, pracuješ intenzivněji ve vhodných momentech. Máme průzkum, podle kterého má největší přínosy, když lidé pracují z domova dva až tři dny v týdnu, z hlediska výkonu, vztahů i motivace. Odpovídá to i mé vlastní zkušenosti – větší míra práce z domova už může mít nechtěný dopad na tým.
Flexibilita dává hlavně byznysový smysl – každý člověk je nejvýkonnější v jinou denní dobu a potřebuje jiné prostředí podle toho, co dělá. Režim práce odkudkoli mi pomůže ze všech členů týmu dostat optimum v čase, který se jim hodí pro jejich dobrý výkon. Sem do kanceláře chodí především za účelem potkávání se, výměny nápadů, diskuze.
Lidé si práci odkudkoli často neumí představit
Kde jsou tedy v nás všech bariéry proti zavádění práce na dálku, proč to kolem sebe nevidím častěji?
Je to postupný vývoj a stále více firem flexibilitu v práci zavádí. Jeden z faktorů, který hraje roli, je to, že lidé si to někdy neumí představit. Ber v úvahu, že v Česku je desktop stále nejrozšířenější počítačové řešení pro práci v malých a středních firmách. Už jen to tě váže k pracovnímu stolu. Podle našich studií si 42 % lidí v českých malých a středních firmách může vybrat, odkud pracují. Není to malé číslo, ale stále nejnižší ze 16 evropských zemí, které jsme sledovali. Ptali jsme se také dvou set českých HR manažerů, jestli umožňují práci odkudkoli – desetina uvedla, že ano. Pak jsme zjišťovali očekávání studentů – 53 % předpokládá, že práce odkudkoli bude normální, až nastoupí do práce. To je velký rozdíl mezi realitou a očekáváním.
Určitou překážku vidím i ve stylu řízení. Lidé jsou často zvyklí dělat to, co jim řekne manažer, a když to dokončí, čekají na další zadání. Když chybí proaktivita, ochota přicházet s novými nápady a vymýšlet vlastní způsob, jak nalézt řešení, pak je těžké dát lidem samostatnost a prostor. Ale to vše se dá změnit. Podle mne to souvisí i s výchovou ve škole, žáci jsou zvyklí dělat, co se jim řekne, ne si sami hledat svou cestu k řešení.
Přinese mi práce na dálku ještě něco navíc?
Určitě nabízí možnost sladit pracovní a osobní život. Můžeš si zajít k lékaři, zasportovat, vyzvednout dříve dítě – a pak práci dodělat jindy. Důležitá je předvídatelnost a transparentnost vůči týmu. Přinese tak hodně rodičům s dětmi, tomu kdo pečuje o nemocného či o starší rodiče. Nebo kdo má sám dočasné zdravotní problémy, kterého ho poutají na lůžku, ale chce pracovat. Tito lidé se mohou zapojit do práce i jen na část dne a nemusejí vždy dojíždět. To je pro mne osobně praktická podoba slov diverzita a zapojení.
Nebo si představ, že zřizuješ pobočku své firmy v hodně vzdálené lokalitě. Díky práci odkudkoli můžeš zaměstnat i talenty, které bys v té lokalitě nenašla, či se tam nechtějí stěhovat. Mohou do sídla pobočky jet například pouze jednou za dva týdny.
A když podnítíš chuť více užívat technologie v lidech 50+, tak máš výbornou šanci, jak je intenzivněji propojit s mladými lidmi, kterým postupně předají své znalosti, a na druhou stranu se přitom hodně naučí od nich, ať už technologické vychytávky nebo netradiční způsoby řešení situace.
Umíš si ještě představit svou práci bez možnosti práce odkudkoliv?
Já bych už bez této možnosti být nemohla. Pro mne je to silný motivační faktor, že mohou takto pracovat na plný úvazek a přesto být mámou, když to potřebuji já či syn. Mohu pracovat a doprovodit ho na jeho sportovní kroužek, poměrně často jsem s ním u lékaře. Všichni to zde vědí, je to přesně zachycené ve sdíleném kalendáři, kdy jsem v čekárně a kdy jsem na příjmu před tělocvičnou.
A jsi si jistá, že naopak nepracuješ úplně všude a pořád?
Tak to si jistá jsem! I když i tohle je o sebedisciplíně a každý si musíme stanovit sám pro sebe pravidla a přístup, který nám vyhovuje. Tím, že se můžeš kdykoli podívat na nový e-mail, to láká – co je nového? Neprošvihla jsem něco? Já si začala vybírat, kdy je čas na odpočinek a kdy je čas na práci. Když se děje něco opravdu urgentního v mimořádnou dobu, tak se určitě někdo ozve telefonem. Starám se o své vlastní limity a v nich je i to, kdy sáhnu na přístroj a kdy ne.
Také mne to naučilo obrovskému respektu k ostatním lidem a jejich potřebám. I já musím svou práci plánovat tak, abych je pokud možno nemusela rušit v časech, které si stanovili pro sebe. Naučila jsem se, vlastně my všichni jsme se naučili otevřeně mluvit o svých potřebách. A to není málo.
U zpracování tohoto rozhovoru mi došlo, že bylo naprosto zbytečné realizovat ho osobně. S Lenkou jsem si mohla povídat přes Skype také. Její odpovědi by byly stejné, neuhnula by mi z žádné. A ušetřila bych cestu Prahou za domnělou touhou potkat se tváří v tvář na hodinu rozhovoru. Děkuji si za to poznání. Mám o bariéru méně a jdu více a častěji do práce na dálku.
Foto: Flicker user Citrix Online
