Jak (ne)přežít svoji prezentaci (2)
O tom, že prezentace nemusí být jenom nutně přetrpěná čtvrthodinka, kterou si na nás vymyslí šéf, my na poslední chvílí splácáme hromadu PowerPointových slajdů se spoustou textu, nějak to zvládneme a hluboce si oddechneme, když to máme konečně za sebou, jsme si povídali už minule. Pojďme dál.
O veledůležitosti námětu filmu, v našem případě toho, o čem budeme mluvit, už nepochybujeme. Naopak víme, že je to ten potřebný základ naší prezentace. Ale stačí nám, filmařům, sebelepší námět k tomu, abychom přesvědčili producenty, aby nám na film dali peníze? Stačí nám námět k tomu, abychom nadchli herce, kterého máme od začátku vyhlédnutého do hlavní role? Možná ano. Ale spíš ne. Potřebujeme totiž storyboard a scénář.
2. STORYBOARD
Představte si tuhle scénu: je večer, skoro tma, smyčce filmové hudby hrají dramatické a notoricky známé basové tóny a my se z mořské hlubiny díváme nahoru, na nohy koupající se slečny. Kamera se k ní pomalu přibližuje. Náš dech se zrychluje, protože tušíme, co se stane… O jakém filmu mluvím?
Kdo hádal úvodní scénu ze Spielbergových Čelistí, tipoval správně. A co je na tom pro nás zajímavé? Film se nepáře s nějakým zdlouhavým a nudným úvodem, který naši touhu po dobrodružství napíná jako gumu, než konečně přijde nějaké to drámo. Ne. Spielberg na to jde rovnou a pěkně zhurta. Ano, takhle začínají Čelisti. Na svých seminářích tomuhle principu říkám „vražda v první scéně”. To je hláška, kterou si účastníci vždycky zapamatují a odnesou, protože ji zároveň nezapomenu zopakovat a v příštím díle vám řeknu, proč.
Proč o tom vyprávím? No protože i my ve své prezentaci musíme začít zhurta, stejně jako Spielberg. Víte, kolik minut máme na to, abychom své posluchače zaujali? Víte, kolik úvodních minut je pozornost našich posluchačů na vrcholu?
Deset až dvacet sekund…
Můžeme schéma své prezentace pojmout jako vtip, to znamená nudu s pointou na konci? Rozhodně ne. Prezentace by měla být něco jako vtip naruby, s pointou na začátku. Přestože říkat v hospodě fór pozpátku by nás stoprocentně pasovalo na idiota večera, v prezentaci nám to naopak pomůže. A pak, že se svět nezbláznil…
Postavíme-li se před naše posluchače a začneme mluvit, máme stoprocentní nebo téměř stoprocentní pozornost. Snad i šéf odloží mobil s maily a dívá se na nás. To nejhorší, co bychom mohli udělat, by bylo představit se na dvou slajdech, na dalších sedmi slajdech vysvětlovat třeba historii rozšíření naší pobočky na Slovensku, na několika následujících slajdech zesumírovat, co tam dělají v současnosti, a na posledních dvou slajdech se konečně – po důkladném seznámení posluchačů s okolnostmi, historií a všemi detaily – dostat k tomu, co vlastně chceme říct: že bychom měli tu pobočku rozšířit a přijmout dvacet nových lidí a co nám to přinese. Já vím, myslíme to dobře. Dřív, než navrhneme změny, přece musíme posluchače se vším důkladně seznámit, aby náš záměr lépe pochopili.
Že to zní logicky? Možná. Ale prezentace si žije svým životem a platí v ní vlastní pravidla. Co to znamená? Znamená to, že na úplném začátku naší prezentace máme pozornost svých posluchačů na vrcholu, a právě tehdy a ne na konci jim musíme dát, co chtějí. Musíme vzbudit zájem a dát jim odpověď na otázku, proč by nás měli poslouchat. Tedy ne svému šéfovi říct až po půlhodině, kdy už vás stejně nebude poslouchat nebo rovnou odejde, že chcete pobočku na Slovensku rozšířit. Tím musíme začít: Dobrý den, chci rozšířit pobočku na Slovensku, protože…
Mimochodem stejný průběh pozornosti platí i pro celodenní konference a organizátoři by tomu měli program přizpůsobit. Řečníci, na které je řada po obědě, o tom vědí své.
Jak ale vystavět celou prezentaci? Odpověď je jednoduchá: přesně jako Spielberg natočil Čelisti. Začíná rovnou tím, jak při večerním plavání napadne žralok slečnu („vražda v první scéně”), a my hned víme, zač toho bude loket. Během celého filmu udržuje naši pozornost střídáním zklidněných pasáží (kdy se řada diváků, včetně autora těchto řádků, nudí a těší se na další dobrodrůžo) a dramatických pasáží, kdy buď žralok kousne páníčka, nebo se výprava vydá žraloka zabít. Nahoru dolů. Dynamika. Klid a vzrušení. Podívejte se na křivku nahoře. Napadá vás lepší způsob, jak se poprat s únavou publika, než takhle? Jistě, můžete si třeba vylít na hlavu kávu, ale dobře odvedená prezentace bude asi lepší.
Jakou tedy dát své řeči strukturu?
Staří Řekové měli čas nejen na sport, ale třeba i na pilování rétoriky. Aristoteles říkal, že řeč má v zásadě tři části. Ty se překvapivě jmenují:
1. Začátek
2. Střed
3.Konec
Nancy Duarte skvěle popsala, jak by měla taková řeč vypadat:
Začátek:
Začínáme zklidněním a zopakováním několika základních údajů, kterými posluchačům nic moc nového neřekneme. Tím si „sladíme vibrace” a posluchačům dáme pocit jistoty. Tahle část je tak na jeden, maximálně dva slajdy. Hned v zápětí přichází vražda v první scéně, kdy to, co je, vystřídáme tím, co by mohlo být. Tímto posluchače vyvedeme z komfortní zóny. Pozornost máme zajištěnu, na to můžete vzít jed.
Střed:
Posluchače nemůžeme držet v diskomfortu příliš dlouho, přejdeme tudíž zase do klidu, tedy do současnosti. Vzápětí do budoucnosti. Popis situace. Výzva. Popis. Výzva. Pak zase zpátky. A nahoru. A dolů. Touhle dynamikou – stejně tak, jako Spielberg v Čelistech – nejlépe přepereme únavu a klesající pozornost posluchačů.
Závěr:
Nikdy nekončíme seznamem úkolů, ale končíme pozitivně, s nábojem a výzvou k akci, aby posluchači měli sami chuť něco změnit. Neboť již staří Řekové – pokud zrovna nesportovali – pilovali rétoriku a věděli, že řeč má tři zásady: poučit, pohnout a potěšit
A jak je to tedy s tím naším příkladem rozšíření pobočky na Slovensku? Například – hodně zjednodušeně – takhle:
Vstup: Dobrý den, jsem Radim Koštial. Momentálně máme tři zahraniční pobočky, z nichž jedna je na Slovensku.
Vražda v první scéně: Chci pobočku rozšířit tak, aby do roka negenerovala sto, ale dvě stě milionů.
……
Dolů: V současnosti na pobočce pracuje sto lidí.
Nahoru: Chci přijmout dvacet nových lidí.
Dolů: Naše náklady jsou v současnosti milion.
Nahoru: Rozšířením nám náklady narostou na milion a půl.
Dolů: Pobočka nám generuje obrat sto milionů.
Nahoru: Do roka zvýšíme obrat na dvě stě milionů.
……
Grandfinále: Tak co na to říkáte? Půjdeme do toho? Dejte mi svůj souhlas a my se postaráme o zbytek. Souhlasíte?
Je to hodně zjednodušené, ale pokud vše bravurně zvládnete, máte v tuto chvíli proti sobě stojící a tleskající manažery, kteří nadšeně volají „Yes!” nebo „Ja!”, či dokonce „Oui!”, podle toho, pro jakou firmu pracujete.
O jedno vás prosím: svoji prezentaci či jakoukoli jinou veřejnou řeč, si ze všeho nejdřív promýšlejte s prázdným papírem a tužkou. Kreslete, pište, škrtejte, čmárejte. To nejhorší, co můžeme udělat, je sednout si bez nápadu rovnou k PowerPointu…
Tak co? Máme storyboard takový, že baví i nás? Bezva. Příště se pustíme do samotného scénáře.
Minulé díly:
Jak (ne)přežít svoji prezentaci (1) – Námět
Foto: by clarita, morgueFile
