Téma

Co kdyby IT začalo fungovat efektivně?

10.02.2016 Jaroslav Procházka 0 komentářů

Představte si vaše IT oddělení, které dodává služby byznysu v čase a kvalitě, které potřebuje, představte si potřebné služby pomáhající vytvářet další obchodní příležitosti, podporující rozhodování nebo alespoň odstraňující manuální práci a plýtvání. Představte si státní agendu postavenou na fungujících a vzájemně propojených systémech, kde nemusíte na každém úřadě znovu říkat všechny ty údaje, které o vás stát už dávno ví. Zdají se vám tyto představy jako velká utopie, nebo se opravdu mohou vyplnit?

Tato úvaha je střelbou do vlastních IT řad, možná proto, že do nich až moc dobře vidím a zažil jsem i ty dobře fungující IT firmy a oddělení. Možná je to tím, že podle okolí nejsem typický ajťák, prý dokážu s lidmi mluvit, prý vidím byznys příležitosti i důsledky rozhodnutí a vlastně už pěknou řadu let ani neprogramuji, tak jakýpak ajťák!

IT vs. automobilový průmysl

Představme si tedy, jak by to vypadalo, kdyby IT firmy, respektive interní IT oddělení odstranily běžná plýtvání, která mají, a třeba byly tak efektivní jako automobilový průmysl. Chápu, že auta se vyrábějí už přes sto let a IT existuje pouze zhruba polovinu tohoto času. Navíc masové rozšíření, k němuž u aut došlo již dávno, nastalo u počítačů zhruba před třiceti lety. Proměna oboru a jeho růst jsou navíc stále poměrně dynamické, což se u aut za celou dobu jejich existence moc říct nedá – pořád je pohání spalovací motor a víceméně si je vždy (nějakou formou) kupujeme do osobního vlastnictví či pronajímáme. Zákonitě a logicky tedy bude vyladění postupů a metod řízení vyšší u automobilového průmyslu než v případě IT.

Kromě toho je také nutné zdůraznit, že výroba je opakovatelný hmatatelný výrobní proces, kdežto vývoj a provoz IT je kreativní činnost, kde je opakovatelnost na mnohem nižší úrovni. Mimochodem efektivita (poměr aktivních činností přidávajících hodnotu vs. čekání, schvalování, vyrušování, opravy) výrobních procesů se pohybuje vysoko nad 70 %, kdežto IT vývojové a provozní procesy se typicky pohybují kolem 10 % (různé studie i moje zkušenost ze stovek workshopů). Kdyby však přesto IT sektor odstranil běžná plýtvání a výrazně zvýšil svoji efektivitu, jaké by to mělo důsledky pro celou ekonomiku?

Utopie se stává skutečností: byznys dostává včas, co potřebuje

Podle různých zdrojů se ICT průmysl v Čechách proměnil za několik posledních let z oboru na periferii v jednu z nejvýznamnějších oblastí celé ekonomiky. Abychom si udělali obrázek, o jakých objemech zde mluvíme, nastíním pár čísel (zdroj ČSÚ, Computerworld, CzechInvest a Czech ICT):

·       roční výdaje na ICT a služby s ním spojené v ČR pravidelně atakují bilion korun (vyšší částka než činí rozpočet ČR),
·       v ČR existuje přes 30 tisíc ICT firem, které dávají práci zhruba 150 tisícům zaměstnanců (což je mimochodem mnohem více než v automobilovém průmyslu),
·       export zboží a služeb se pohybuje ve stovkách miliard korun a podílí se na celkovém exportu ČR cca 15 %!,
·       ICT firmy generují jednu z nejvyšších přidaných hodnot na zaměstnance z celé české ekonomiky,
·       každá třetí investice v ČR míří do sektoru IT (podle agentury CzechInvest).

Jaký by tedy byl dopad na celou českou ekonomiku a na naše denní potřeby, kdyby IT odstranilo běžná plýtvání? Snížením opakovaných problémů a výpadků na minimum by bylo možné nejen dosáhnout stovky milionů úspor na času a zdrojích pro jejich řešení, ale hlavně by mohly být věnovány do zpracování čekajících projektů a požadavků. Představte si, že by vám vaše IT na otázku, kdy bude hotový váš požadavek nebo projekt, odpovědělo "už je to hotovo" místo obligátního "za několik měsíců ti dáme vědět, kdy to bude…"

Představte si, že by IT místo "to nepůjde", "to je drahé", "nevíme" či "neumíme", začalo chodit za byznysem samo a navrhovalo, co a jak jej může zlepšit, kde jsou další příležitosti, jak zrychlit a zefektivnit výrobu, dodavatelský řetězec či denní rozhodování všech zapojených zaměstnanců. Toho všeho je IT již nyní schopno, jen vždy nevidí příčiny svého plýtvání a nemá čas (rozuměj samo nechce, nebo je byznysem a managementem tlačeno a nemůže) se zastavit, aby je odstranilo a zrychlilo. Byznys a management tlačí na dodávání, ale právě kvůli tomuto tlaku nejsme schopni najít příčiny plýtvání, vyladit vnitřní motor a zrychlit třeba na 3-5násobek současné kapacity se stejným počtem lidí (reálná čísla ze zkušenosti).

Odpadlo by složité hledání neexistujících vývojářů na rozebraném pracovním trhu. Se současným IT byste rychle dostávali to, co potřebujete, a ještě by samo IT významně podporovalo a posouvalo podnikání a fungování vaší firmy. Stalo by se tak konečně ze sluhy důvěryhodným partnerem byznysu.

Efektivní rozhodování šetřící čas a zdroje

A pojďme ještě dál za tuto hranici. Představte si také něco jako počítačovou hru nebo virtuální realitu, kde si můžete namodelovat a hlavně věrohodně prožít důsledky svých rozhodnutí. Tohle už dnes IT také dokáže. Takový "reálný" prožitek s minimálním dopadem na realitu dodá často chybějící zpětnou vazbu managementu a může také pracovníkům na různých úrovních pomoci s jejich rozhodováním.

Nastavili byste si různé scénáře podle svých plánovaných rozhodnutí a tato virtuální realita by vám velmi rychle ukázala jejich možné dopady. Skutečná realita je samozřejmě vždy ovlivněna množstvím vstupů, které nedokážeme podchytit, a je tak nádherně nepředvídatelná, ale pro ověření našich základních domněnek by tento prvek měl nepředstavitelnou hodnotu. Manažer, často vzdálený od reality denních činností, by byl velmi rychle konfrontován s dopady zamýšlených plánů a pracovníci na nižších úrovních by viděli důsledky v širším měřítku, které oni sami, na rozdíl od managementu, nemusí vidět.

A kolik by mohl ušetřit stát!

Na závěr této úvahy si představme opravdové sci-fi: stát, který šetří peníze na pořízení IT i na provozní aparát (infrastruktura, lidé, náklady na IT projekty). NKÚ nedávno zveřejnil, že jedno české ministerstvo v loňském roce neoprávněně zaplatilo přibližně 300 milionů korun za předražené či neuskutečněné zakázky a konzultace své neefektivní státní IT organizaci, která má mimochodem velmi špatnou pověst ohledně kvality, pozdních dodávek, a ještě si účtuje výrazně více, než je na trhu běžné. Toť pouze jediný příběh. Do toho zasaďme celkový dopad na společnost tím, že by IT mohlo snížit byrokracii podnikatelům, odstranit naše osobní plýtvání, neboť bychom různé agendy kompletně vyřídili přímo přes internet… Rázem máme my, občané, ušetřený prostor, který můžeme využít pro tvorbu, a ne na čekání, přesuny a úsporu reálných stovek milionů korun.

Je to všechno jen sci-fi?

Zkušenosti, které máte se současným IT, vás možná během čtení několikrát přiměly k úsměvu, ale tato oblast není sci-fi, nýbrž pomalu nastupující realita. Někoho to možná vystraší, ale cloud a jeho byznys model zásadně zlevnil provoz IT infrastruktury a služeb s tím spojených. Automatizace vývoje a provozu, Lean a Agile metody, DevOps předcházejí výpadkům a chybám v provozu a snižují dále náklady na provoz, které mimochodem tvoří přibližně 80 % rozpočtů IT firem (pravidelný Gartner výzkum). Mobilní aplikace a jejich využití v reálném čase právě tehdy, když něco potřebujeme, jsou dnes již běžným trendem. Stejně tak brzy přijdou zmíněné prvky virtuální reality, protože firmy jako Apple, Google či Facebook do této oblasti tiše investují nemalé částky.

Co kdyby se něco z tohoto stalo i u vás? Dokážete si představit pozitivní dopad na vaši práci a váš život?