Konference, co dopadla asi trochu jinak

Institut interní komunikace pořádal 29. 8. v prostorách Fakulty sociálních věd Univerzity Karlovy minikonferenci s názvem Kancelář budoucnosti. Využil jsem možnosti dostat se na ni, protože kapacita místnosti byla omezená a v podstatě bylo plno. Jaké tedy budou naše kanceláře budoucnosti?

Do malé místnosti se stoly do velkého U se nás vešlo nějakých třicet. Vše bylo fajn, kromě jedné věci: plátno, kam spíkři promítali své prezentace, bylo na jedné straně nudle a spíkři stáli za stolem na druhé, takže nejen že jste si za chvilku připadali jako na Davis Cupu, ale mě bolí za krkem ještě teď, večer. 

No, a o co vlastně – řečeno pár slovy – šlo? V podstatě o propagaci práce na dálku.

Minikonferenci otevřel Tomáš Poucha z IIK, který představil statistiky s procenty demotivovaných pracovníků a důvody, proč tomu tak je. To je nepochybně skvělý odrazový můstek pro aktivity Institutu interní komunikace, já ale spojitost s prací na dálku, která to vyřeší, asi nedokážu pochopit na 100 %. Od Michala Martocha jsme se dozvěděli, že možnost občasné práce z domova je v ČR druhým nejžádanějším benefitem, že podle studie KPMG požaduje práci z domova celých 90 % mladých lidí a podle Cisco považuje 40 % mladých lidí internet a práci z domova za důležitější než plat. Trend je jasný a technologie tu jsou. O nich hovořil ve své části Petr Kos ze Siemens Enterprise Communications. Technika šetří náklady a čas a správná kombinace „kamenných” a virtuálních kanceláří bude konkurenční výhodou. Teď už jenom aby se naši manažeři nebáli nejen nových technologií, ale také toho, že některé kolegy nevidí. To, že je nevidí, neznamená automaticky, že nepracují.

Tímto vystoupením první část skončila a téma v podstatě nakousla, ale nedokončila. Jistě, pracovat na dálku, vést porady na dálku atd. může být efektivní i motivující. Jaký je ale dopad na celou firmu? Jak se tím změní stávající infrastruktura a organismus kanceláře? Jak udržet týmového ducha a komunikaci? Rozpadnou se tedy týmy a uvidí se odteď už jenom na monitoru? Jak tedy budou vypadat ony kanceláře budoucnosti, které sliboval název akce?

Druhá polovina konference, která byla diskuzní a se svými názory a zkušenostmi ji tvořili všichni hosté, byla – alespoň pro mě – o třídu zajímavější:

Je logické, že postupná virtualizace práce, která probíhá i u nás, už má vliv na plochy a charakter kanceláří. Podle nedávného průzkumu CBRE napříč všemi kancelářskými plochami v jejich portfoliu uvádějí tyto firmy v nájmu, že přestože se obsazenost všech „židlí” v průběhu dne mění, v průměru se pohybuje okolo 65 %. Zdá se, že čím víc zaměstnanců má firma v terénu, doma či kdekoli jinde na internetu, tím méně pevných kancelářských ploch potřebuje. Nový trend? Zeštíhlování a zmenšování celkové plochy kanceláří, jež budou firmy potřebovat. Proč platit za m², které jsou většinu času prázdné?

Dalším trendem je pokles objemu pevných pracovních míst a naopak nárůst flexibilních i specializovaných zón, jako například zóny pro telefonování, klidové zóny apod. Nová přeskládání charakteru pracovních míst jsou v podstatě o tomtéž, co aplikovala Economia ve svém novém newsroomu, kde do společných zón sesadila redaktory podle oboru, a ne podle periodika.

Nové kanceláře tedy budou mít už jen minimum uzavřených míst s pevnými pracovišti, například pro účetní. Zbytek ploch bude otevřený. Všechny další týmy se budou virtualizovat a kombinovat práci na dálku s prací a pobytem v kanceláři, kde budou mít čím dál méně pevných a daných míst. Budou v zónách podle práce, projektů, činností a dokonce momentálního rozpoložení. A podle zástupce firmy Vitra by celkové ideální uspořádání mělo být přesně takové, jako je v novém newsroomu Economie, to znamená centrální a sbíhající se do pomyslného kruhu v centru, tady jakéhosi CML (myslím tím sběrnu a úložiště informací).

Názory na centrály firem – například bank – se lišily. Někteří diskutující byli přesvědčeni, že velké administračky s centrálami budou nahrazeny malými propojenými firemními „HUBy”, rozesetými po městě, kde se budou spolupracující scházet podle potřeby a chuti. Druhý názor se centrál zastával, ale viděl jejich řešení podstatně jinak, flexibilně, polovirtuálně a moderně. Kolegyně z Airbank například vyprávěla o plánech na jejich novou brněnskou centrálu, kde se stávající lokality sestěhují dohromady a centrála bude pojata jako město, s ulicemi, kavárnami apod.

Spontánní diskuze se vyvíjela asi trochu jiným směrem, než byl záměr, protože o komunikačních nástrojích na dálku se v podstatě nikdo nebavil, všechny zajímaly moderní kanceláře. Účastnice z PwC dokonce uvedla, že práce na dálku u nich vůbec není problém a hodně se využívala, nicméně zaměstnanci, kteří pracovali z domova, se vracejí do kanceláře, protože jim to vyhovuje víc a chtějí být spolu. Totéž potvrdili i z Vitry s tím, že možnost pracovat z domova mají všichni, ale v podstatě ji nikdo nevyužívá.

Práce na dálku, z domova nebo kavárny by měla být přirozenou možností a neměla by být ani zakazována, ale ani prosazována silou. Někomu vyhovuje, někomu ne. Lidé chtějí být spolu, a tak by se měli osobně vídat, kdykoli chtějí.

Na kanceláře to ale nepochybně vliv mít bude. Zdá se, že se firmy budou zbavovat přebytečných metrů a zbývající plochy rozdělí na co nejméně pevné a co nejvíce pohyblivé, flexibilní a tematické zóny. Do kanceláří přichází nová generace, která vyrostla s laptopem na břiše a je zvyklá sdílet úplně všechno. Tihle mladí nechtějí sedět v kancelářích po třech. Takzvaný „hotelling” (tedy situaci, kdy nemáte svoje pevné místo) používali doposud ve firmách většinou pouze obchodní zástupci, když dorazili „vyřídit si papíry“. Zdá se, že svoje pevné místo bude mít čím dál méně zaměstnanců. Koneckonců coworkingová centra, jako například pražský HUB, jsou na tomto založena a uživatelé to milují.

Bavit se o kamenných kancelářích bylo asi to poslední, o čem se organizátoři minikonference bavit chtěli. Mně ale připadalo, že pocit flexibilních, zábavných, měnících se, prosvětlených, svěžích a otevřených kanceláří s dostatkem atrakcí v nich, zkrátka takových, které jsou stavěny pro lidi, byl pro všechny tak příjemný a vzrušující, že to u nich nakonec skončilo. A přiznám se, že i já se na takové kanceláře moc těším!

Radim Koštial

CEO v SIPRAL a.s. Garant, pražič a bývalý barista HR kavárny.

 

• Jak jsem byl baristou
• Co kdyby už nikdo nikdy nic neukradl?
• Jak je důležité míti Mikuláše

Moje další články