Trendy ve virtuální spolupráci očima akademika

Podle společnosti Gartner bude v roce 2015 až 40 % práce vykonávané pracovníky v organizacích nerutinní, to znamená, že to bude práce znalostní.

Doc. Ing. Jaroslava Kubátová, Ph.D., Katedra aplikované ekonomie FF UP v Olomouci (teoretik i praktik virtuální spolupráce)

Využívání sociálních sítí ve světě a doma
Pro porovnání, v roce 2010 byl podíl nerutinní práce 25 %¹.  Znalostní práci lze vykonávat na dálku, tedy s využitím internetu a aplikací pro virtuální spolupráci. Jednoznačným trendem je využívání sociálních technologií (resp. médií či sítí).

Počet uživatelů sociálních technologií v roce 2012 přesáhl 1,5 miliardy a využívá je přes 70 % firem z celého světa. Z těchto firem 90 % deklaruje, že jim užívání sociálních technologií přináší nějaké výhody. Na druhou stranu pouze 3 % firem, které užívají sociální technologie, lze označit za fully networked, to znamená, že potenciálu sociálních technologií využívají plně.

Zefektivnění znalostní práce představuje až dvě třetiny celkového přínosu, kterého mohou firmy využíváním sociálních technologií dosáhnout. Tohoto efektu je dosaženo díky zlepšení spolupráce, koordinace a komunikace. Pracovníci, kteří musí udržovat komplexní interakce s dalšími spolupracovníky a nezávisle se rozhodovat (např. manažeři, vývojáři, právníci, prodejci a mnozí další), stráví odhadem 65 % pracovního času komunikací a spoluprací s ostatními. Téměř třetinu této doby píší, čtou a odpovídají na e-maily a další pětinu této doby shánějí informace potřebné ke splnění svých úkolů.

Při využívání sociálních sítí by se doba potřebná k práci s e-maily mohla snížit o více než čtvrtinu, doba vyhledávání a shromažďování informací by se mohla zkrátit o třetinu a interní komunikace by mohla být efektivnější až o 35 % (např. díky snazší identifikaci nositelů znalostí a rychlému navázání kontaktů).²  

V Evropě jsou za nejprogresivnější firemní uživatele sociálních sítí považovány Francie, Německo, Itálie, Nizozemsko, Španělsko, Švédsko a Velká Británie. Při dotazování 2 700 manažerů z firem v těchto zemích bylo zjištěno, že tři čtvrtiny z nich užívají interní sociální sítě a třetina používá k denní práci i externí sociální média jako Facebook, LinkedIn, Google+ a Twitter. 

Mezi nejčastější účely, k nimž evropské firmy sociální technologie používají, patří:

• rychlé vyhledávání osob, znalostí a informací
• spolupráce a sdílení znalostí
• rozšiřování osobních kontaktů, budování profesních vztahů, vytváření komunit
• nahrazování e-mailové komunikace

Polovina manažerů je toho názoru, že firmy, které si neosvojí využívání sociálních technologií, se na trhu neudrží.³ 

Překvapivé jsou výsledky průzkumu, který prováděla Stanfordská univerzita v Severní Americe. Asi bychom čekali, že v USA najdeme guru virtuální práce, ale výzkum, jehož se zúčastnilo 184 top manažerů, to nepotvrdil. Sociální sítě jsou zde používány nejvíce ke komunikaci se zákazníky, k propagaci a prodeji produktů, k marketingovým výzkumům, ke sledování konkurence a teprve následně ke komunikaci se zaměstnanci a se stakeholdery. Podle autorů výzkumu jsou mnohé společnosti při zavádění sociálních médií pomalé nebo je nevyužívají správně.⁴  

Přes výsledky průzkumu bych zde varovala před ukvapenými závěry. Možná si zdejší firmy uvědomují, jak důležitý je osobní kontakt pracovníků, a před sestavováním virtuálních týmů upřednostní získání člověka přímo do firmy, i když je to spjato s vysokými náklady. Firmy jako Google, Facebook a další asi vědí, že se jim to vyplatí. To neznamená, že sociální sítě nevyužívají. Například pracovníci Facebooku, kteří pracují na souvisejícím úkolu, vytvářejí skupiny nejen z hlediska organizačního, ale i jako skupinu na Facebooku. V rámci této skupiny využívají funkcí ke komunikaci a sdílení dat. Skupiny jsou sdruženy do komunity, což zajišťuje možnost širšího sdílení informací a komunikace. Nikdo nesmí vytvářet pracovní skupiny na jiném sociálním médiu z důvodu ochrany firemních dat. V podstatě tak platí, že programátoři Facebook nejen vytvářejí, ale také aktivně využívají pro svou práci.

V roce 2012 proběhl podobný průzkum rovněž v asijsko-pacifické oblasti, ve vybraných zemích ASEAN. Zkoumáno bylo 1 000 společností. Více než polovina firem (56 %) sociální média používá, dalších 26 % to plánuje v blízké době. K nejvýznamnějším oblastem využití sociálních médií zde patří péče o zaměstnance, komunikace s partnery a zákazníky, vzdělávání a rozvoj zaměstnanců a sdílení znalostí. Když ale firmy měly odpovědět, proč je užívání sociálních médií významné, uváděly, že roste spokojenost zaměstnanců, lze lépe uchovávat firemní znalosti, snáze se sdílejí informace, lépe se řeší problémy a zlepšuje se spolupráce. Je také snazší vyhledat informace či odborníky uvnitř organizace. V této oblasti světa, na rozdíl od Evropy, tedy sociální média nemají nahradit tradiční způsoby práce (telefony, e-maily), ale mají je doplnit. ⁵

České firmy potenciál moderních technologií nevyužívají neplno. Na Katedře aplikované ekonomie FF UP se virtuálními týmy a jejich řízením zabýváme už řadu let. Aniž bychom tušili, kolik výzkumů o využití sociálních médií pro virtuální spolupráci probíhá ve světě, prováděli jsme rovněž v roce 2012 na toto téma průzkum mezi firmami, jež sídlí v Česku. V období duben až srpen toho roku bylo adresně e-mailem požádáno 464 firem o vyplnění dotazníku. Adresy pocházely z CRM databáze VTP UP Olomouc. Získali jsme odpovědi pouze od 28 firem. Proto jsme se rozhodli použít neadresné oslovení firem prostřednictvím Facebooku a šíření žádosti o vyplnění dotazníku prostřednictvím našich přátel. Tak jsme získali dalších 11 odpovědí, celkem tedy máme informace ze 39 firem. V e-mailu, kterým byly firmy osloveny, jsme přislíbili zaslání výsledků našeho průzkumu a doporučení, jak sociální technologie efektivně využívat. Vzhledem k této nabídce ve spojení s nízkou návratností dotazníků lze usuzovat na velmi malý zájem firem o tuto problematiku.

Nejvíce odpovědí (18) jsme získali od malých firem s nejvýše 20 zaměstnanci a od firem s více než 150 zaměstnanci (14). Nejvíce respondentů bylo z odvětví služeb (15). Ze 39 firem jich 22 (tj. 56 %) již sociální sítě používá, 17 nepoužívá. Celkem 16 firem uvedlo, že využívání sociálních sítí vůbec neplánuje. Nejčastěji využívanou sítí je Facebook. Z profesních sítí je využíván LinkedIn, a to v pětině firem. Interní sociální síť Yammer využívala jedna z firem. Nejčastější využití sociálních sítí je pro prezentaci firem (80 % uživatelů). Polovina firem používá sociální sítě také ke komunikaci se zaměstnanci. Výsledky průzkumu tedy naznačují, že k evropské špičce nám ještě kousek zbývá…

Knihovnička vedoucího/pracovníka virtuálního týmu
Trendy ve virtuální spolupráci jsou tak rychlé, že každá kniha, než vyjde, je už aspoň trochu zastaralá (natož než by se přeložila do češtiny). Proto mohou být užitečnější četbou časopisy a internetové zdroje, například:
Harvard Business Review , v posledním období se tu o sociálních médiích píše docela dost.
Inspirativní je web management exchange . Zajímavé studie vydává McKinsey - tak zvané insights .
A knihy hledám na Amazonu a stahuji do Kindle, aktuální je třeba publikace od Nancy M. Settle-Murphy Leading Effective Virtual Teams.
Doporučení pro využívání sociálních sítí (v češtině) sestavená naší katedrou najdete zde .

Poznámky pod čarou:
^1. www.gartner.com/newsroom/id/1416513  
^2. Chui, M. et al., 2012: The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies. [Online]. Dostupné zde  ^3. Google & Millward Brown, 2012: How social technologies drive business success. [Online]. Dostupné zde  
^4. Larcker, D. F., Larcker, S. M., Tayan, B., 2012: What Do Corporate Directors and Senior Mangers Know about Social Media. [Online]. Dostupné zde  
^5. Mortensen, C., 2012: Ready for the Next Level: Enterprise Social in ASEAN (Excluding Singapore). IDC, Singapore.

Jaroslava Kubátová

Vedoucí katedry aplikované ekonomie FF Univerzity Palackého

 

• Crowdsourcing zvyšuje inteligenci podniku
• Trendy ve virtuální spolupráci očima akademika

Moje další články